26. marraskuuta 2018

Mikä on hyvä laskutusjärjestelmä?

Mitä ajattelet yrittäjänä, kun kuulet sanan “laskutus”? Eikö kyse ole vain siitä, että kirjoitat paperille, mitä asiakas on sinulle velkaa ja toivot, että tämä maksaa? Pitkällä tähtäimellä tällainen ei ole uskottavaa. Yrittäjän toimessa laskutus on oikeasti varsin monitahoinen prosessi. Tätä prosessia hallitaan tavallisesti myyntireskontran kautta.  

Myyntireskontra on tärkeä työkalu tavaroiden ja palveluiden myynnissä, sisääntulevan kassavirran hallinnassa samoin kuin kirjanpidossa. Reskontra on pitkän juoksevan prosessin hallintaan tarkoitettu apuväline, jonka pitää noudattaa tiettyjä juridisia periaatteita, jotta kaikki menisi oikein. Askelia on useita, ja niiden jatkuva seuraaminen on tärkeää. Ensimmäinen näistä on luonnollisesti se, että asiakas ostaa sinulta tuotteen tai palvelun. Jos hän ei maksa käteisellä, niin silloin lähetät hänelle laskun.

Lähettämässäsi laskussa täytyy lukea ostetun tuotteen tai palvelun nimi, sen hinta, arvonlisävero, ostopäivämäärä sekä eräpäivä, jolloin viimeistään asiakkaan odotetaan maksavan tämän laskun. 

Laskun kirjaaminen suoriteperusteisen ja maksuperusteisen tavan kautta tarkasteltuna.

Mitä tulee kirjanpitoon, niin on olemassa kaksi yleistä periaatetta, jotka ovat käytössä: suoriteperuste ja maksuperuste. 

Suoriteperusteella tarkoitetaan sitä, että lähetetty lasku merkitään kirjanpitoon asiakassaatavaksi välittömästi laskun lähettämispäivänä. Kun asiakkaan maksu saapuu myöhemmin, niin tämä merkitään kirjanpidossa asiakassaatavan vähennykseksi. Näin ollen laskusta seuraa vähintään kaksi tapahtumaa kirjanpitoon.

Maksuperusteella tarkoitetaan sitä, että lasku kirjataan vasta asiakkaan suorittaman maksun saavuttua. Tämä voi olla huomattava etu arvonlisäveron piiriin kuuluville yrittäjille, jotka lähettävät laskuja silloin, kun ei ole täyttä varmuutta, milloin maksu saadaan asiakkaalta. Arvonlisävero tilitetään tässä tapauksessa vasta, kun yrittäjä on saanut maksun. Kassaperiaatetta saa kuitenkin käyttää vain pienen kokoluokan yritys. Katso tarkemmat tiedot arvonlisäveron maksamisesta verohallinnon verkkosivuilta. 

Muistutukset ja liikasuoritukset

Hyvällä kirjanpito-ohjelmalla pystyt näkemään kaikki lähettämäsi laskut samoin kuin ajankohdat, jolloin maksujen odotetaan saapuvan.  Jos laskua ei makseta ajoissa, joudut lähettämään muistutuksen. Tähän muistutukseen voit lisätä myös myöhästymissakon tai viivästyskoron.  Ammattimaisessa reskontrajärjestelmässä pitäisi olla yksinkertaista nähdä, mistä laskuista on lähetettävä muistutus.

Koska on mahdollista myös, että asiakas maksaakin liikaa, niin hyvässä kirjanpito-ohjelmassa pitää olla myös toiminto, jolla käsitellään liikasuorituksia, jotta voi nähdä, ketkä asiakkaat ovat maksaneet liikaa mistäkin laskusta samoin kuin liikasuorituksen summan. Maksu tai osa siitä täytyy olla mahdollista myös kirjata liikasuoritukseksi, ja ylimenevällä rahasummalla pitää olla mahdollistaa vähentää saman asiakkaan seuraavaa laskua. 

Laskutusprosessin optimointi

Laskutuksessa on siis paljon erilaisia vaiheita. Kun asiakkaita ja laskuja ei ole paljon, niin on toki mahdollista hoitaa vielä kaikki itsenäisesti omin avuin, mutta jo tämä vie aikaa pois varsinaiselta yritystoiminnalta. Kun yrityksen toiminnot kasvavat, niin laskutuksen hoitaminen muuttuukin varsin paljon aikaa syöväksi toimenpiteeksi.  Siksi on hyvä ottaa käyttöön reskontrajärjestelmä jo silloin, kun yritys on vielä suhteellisen pieni.

Tähän on tarjolla ratkaisuksi nykyään monia verkkoperusteisia laskutusjärjestelmiä. Joissakin näistä toiminnot rajautuvat ainoastaan laskutusprosessin hallintaan. Joissakin taas työkalujen määrä on suurempi.

Kun valitset laskutusjärjestelmän, niin miksi et silloin valitsisi saman tien sitä, jolla pystyt hallitsemaan koko prosessia myyntireskontrasta ja laskujen teettämisestä itse kirjanpitoon ja arvolisäveron maksamiseen? Eikö sellainen ratkaisu olisi järkevin, jolla voit helposti luoda ja muokata laskuja ja jolla voit halutessasi lähettää nämä joko sähköisenä pdf-muodossa sähköpostin kautta tai perinteisesti kirjeinä? Miksi et valitsisi saman tien sellaista järjestelmää, joka seuraa automaattisesti päivittäin, mitkä laskut ovat maksettu tai maksamatta tai joiden eräpäivä on umpeutumassa?

Kaikki tällaiset toiminnot ovat saatavilla yri.fi-palvelussa. Tämän lisäksi se tarjoaa muita tehokkaita lisätyökaluja reskontran hallintaan, joita seuraavaksi käymme läpi hiukan yksityiskohtaisemmin.  

Pankki-integraatio - digitaalisen tiliotteen automaattiseen hankintaan

Reskontrajärjestelmän täytyy saada informaatiota asiakkaan maksuista, jotta se voisi ylipäätään tietää, mitkä laskut ovat maksamatta. Tämä tehdään tavallisesti niin sanotun pankki-integraation avulla. Järjestelmä hankkii yöllä automaattisesti yrityksen digitaalisen tiliotteen pankista. Järjestelmä käy tämän perusteella läpi tilitapahtumat ja selvittää sen mukaisesti maksut asiakkaan ja laskun mukaan. Maksut voidaan ottaa myös mukaan itse kirjanpitoon. 

Kirjanpito

Voit hoitaa myös kirjanpitoasi yri.fi:n kautta. Saat suuren edun hoitamalla sekä laskutuksen että kirjanpidon saman järjestelmän kautta, koska tällä tavalla voit automatisoida myynnin kirjanpidon varsin suuressa mittakaavassa. Kun luot uuden laskun, voit samalla määritellä, kuinka se merkitään kirjanpitoon, mikä on useimmiten yksinkertainen mutta hyvin tärkeä seikka. Näin on mahdollista luoda kirjanpitotapahtumat automaattisesti kunkin tilin mukaan. Huom! Tämä samalla edellyttää, että otat käyttöösi yri.fi:n kirjanpitoa tukevan toiminnon!

Asiakasrekisteri

Kun luot uuden laskun, valitset asiakkaan kotisivullasi olevasta asiakasrekisteristä. Jos kyseessä on aivan uusi asiakas tai joku, joka ei vain ole vielä rekisterissä, voit siitä huolimatta toki luoda laskun, mutta silloin joudut täyttämään itse kaikki asiakasta koskevat tiedot kuten hänen nimensä jne. Rekisteristä saat kokonaiskuvan kaikista asiakkaistasi ja heille lähettämistäsi laskuista. Näin ollen pitäisi olla erittäin helppoa lähettää oikea lasku oikealle asiakkaalle.

ALV:n raportointi

Ne ajat kun jouduit käyttämään tuntitolkulla aikaa eri kuukausien arvolisäverotilitysten laskemiseen ovat onneksi kaukana takanapäin. yri.fi laskee automaattisesti ALV-kertymäsi ja luo siitä asianmukaisen raportin. Tämä toiminto edellyttää myös tosin, että kirjanpitojärjestelmä on siis otettu käyttöön.

Myyntiraportit

Yrittäjänä haluat varmasti myös olla perillä myynnistäsi. Tämänkään ei pitäisi olla mikään ongelma, koska yri.fi:ssä on myyntiraporttien automaattista luomista tukeva toiminto, joka järjestää tiedot seuraavien seikkojen mukaan:

• asiakas
• kirjanpitotili
• myyjä

Tietojen järjestäminen onnistuu myös ajanjaksojen mukaan - täysin toiveidesi mukaisesti!

Tuotekatalogi

Tuotekatalogin avulla voit luoda laskuja vielä nopeammin, koska tuotteiden nimet ja hintatiedot täytetään yksinkertaisesti vain valitsemalla haluttu tuote listasta.

Kassakuitti

Jos haluat käyttää käteismaksujärjestelmää, voit tämän toiminnon avulla luoda kassakuitin. Tällä tavalla pystyt pitämään kirjaa käteismyynnistäsi.

Erilaiset mallit kielten mukaan

Voit valita myös laskun ulkoasun ja kielen sen mukaan, kuka asiakas on. Voit tallentaa myös eri kieliä oletusvaihtoehdoiksi asiakkaan äidinkielen ja oman tarpeen mukaan. 

Pahimmassa tapauksessa varsin paljonkin aikaa syövä työ on nyt mahdollista siis hoitaa muutamalla napinpainalluksella yri.fi:n palveluiden ansiosta. Haluamme tehdä jokaiselle yrittäjille mahdolliseksi hoitaa prosessia reskontran avulla ja vähentää hallinnointiin kuluvan ajan määrä mahdollisimman pieneksi. Tee siis kuten monet muutkin tyytyväiset yrittäjät ja ota käyttöösi yri.fi, niin pääsemme auttamaan myös sinua!

 

Luo tili...