Dela "Inköpsfakturor"

Inköpsfakturor

Alla organisationer har inköpsfakturor i varierande antal. Oberoende är det mycket viktigt att hålla reda på sina inköpsfakturor och hålla koll på vilka som är betalda och vilka som inte är det.

Med inköpsreskontran håller du enkelt ordning på dina leverantörsfakturor.

Nätfakturor

För att effektivera hanteringen av inköpsfakturorna kan du välja att ta emot dem som nätfaktura. En nätfaktura är en speciell typ av XML-fil som enkelt kan avläsas maskinellt (inte att förväxla med pdf-filer). För att ta ibruk nätfakturor är det några enkla steg som bör göras:

Aktivera funktionen för inköpsfakturor i systemet.
Gör ett avtal med en nätfaktura-operatör (bank eller annan aktör).
Meddela nätfaktura-adressen till dina leverantörer.

När du har aktiverat inkommande nätfakturor börjar dessa komma fram automatiskt i systemet när de anländer. Det enda du behöver göra är att betala dem. Efter att du har betalt fakturan kommer betalningstransaktionen efter någon dag att synas i systemet och fakturan kan kvitteras som betald. För att betalningstransaktionen skall komma in automatiskt krävs att bankintegrationen är aktiverad.

Hantering av pdf-fakturor och pappersfakturor

Antalet pdf- och pappersfakturor som skickas mellan företag och organisationer minskar hela tiden, allt eftersom nätfakturering tas ibruk. Trots det behövs ännu processer för att hantera denna typ av fakturor. Det mest grundläggande sättet att hantera dem är att fylla i fakturanummer, leverantör, slutsumma, moms med mera och spara denna grundläggande information.

För att få en bra översikt över alla fakturor rekommenderar vi att pdf-filer laddas upp till systemet, så att det går att se den ursprungliga fakturan. På såvis behöver man inte själv fundera på var fakturaunderlagen är sparade och om de är i säkert förvar. Systemet säkerhetskopierar automatiskt.

Om ditt företag har flera ägare är det att rekommendera att pappersfakturorna skannas in och matas in i systemet på samma sätt som pdf-filer.