26. november 2018

Ett bra faktureringssystem – vad är det?

Vad tänker du på som företagare när du hör ordet ”fakturering”? Är det bara att skriva på en lapp vad kunden är skyldig och hoppas att denne betalar? I längden är detta inte hållbart. För en företagare innebär fakturering i själva verket en process som består av ganska många olika steg. Själva processen hanteras vanligtvis via en försäljningsreskontra.

Försäljningsreskontran är ett viktigt verktyg vid försäljning av varor eller tjänster, kontroll av tillhörande pengaflöde, samt bokföring av dessa. Reskontran är ett hjälpmedel för hantering av en lång process som måste följa vissa juridiska principer för att allting ska gå korrekt till. Stegen är många och viktiga att hålla under ständig uppsikt. Det första är såklart att kunden köper en vara eller tjänst av dig. Om han eller hon inte betalar kontant skickar du en faktura.

Den utskickade fakturan ska innehålla uppgifter om bland annat den köpta varan eller tjänsten, dess pris, momssats, datum och förfallodag. Kunden förväntas betala fakturan senast på förfallodagen.

Bokföring av faktura - prestationsprincipen versus betalningsprincipen

Gällande bokföringen finns det två olika principer som används, prestationsprincipen och kassaprincipen.

Prestationsprincipen innebär att den utskickade fakturan bokförs som en kundfordran genast på fakturadatumet. När kundens betalning senare inkommer bokförs betalningen som en minskning av kundfordringarna. Det uppstår således två (eller ibland flera) bokföringstransaktioner för en faktura.

Betalningsprincipen innebär att fakturan bokförs först när kundens betalning inkommer. Detta kan vara en stor fördel för momsskyldiga företagare som skickar fakturor där det är osäkert när betalningen inkommer från kunden. Momsen redovisas vid kassaprincipen först när företagaren erhållit betalningen från kunden. Det är endast mindre företag som kan använda kassaprincipen. Se skatteförvaltningens webbsida för mera information om momsbeskattningen. 

Påminnelser och överbetalningar

Med ett bra faktureringsprogram kan du se alla fakturor du har skickat och när betalning förväntas inkomma. Om fakturan inte betalas i tid måste du skicka en påminnelse. För denna påminnelse kan du även ta ut en påminnelseavgift samt förseningsränta. Med ett professionellt reskontrasystem är det enkelt att se vilka fakturor som behöver en påminnelse.

Eftersom det händer sig att en kund betalar för mycket, behövs också en funktion för att hantera överbetalningar, där du kan se vilka kunder som betalat för mycket till vilka fakturor, samt överbetalningarnas belopp. Det bör också gå att markera en betalning (eller en del av den) som en överbetalning och använda den till att täcka nästa faktura.

Optimering av faktureringsprocessen

Som du ser blir det många steg. Det går visserligen att sköta självständigt när antalet kunder och fakturor är litet, men är samtidigt tid bort från din egentliga företagsverksamhet. När företagets verksamhet växer, blir fakturering snabbt ett väldigt tidskrävande arbete. Därför är det bra att ta i bruk ett reskontrasystem redan när företaget är förhållandevis litet.

Som lösning på detta finns idag flera olika online-faktureringssystem. En del har funktioner endast för själva faktureringsprocessen medan andra har bredare tjänster.

När du väljer ett faktureringssystem, varför inte välja ett som tar hand om hela processen med försäljningsreskontra, från skapande av fakturan ända fram till bokföring och dessutom beräkning av moms? Är inte det ideala ett program som det är enkelt att skapa och redigera fakturor med, som du sedan kan skicka antingen som e-fakturor, per e-post (i pdf-format) eller per brev, utprintade och skickade via en utskriftscentral? Varför inte få en daglig automatisk uppdatering över vilka fakturor som är betalda, obetalda och vilka som snart förfaller?

Alla ovannämnda processer kan skötas med yri.fi-tjänsten. Dessutom finns det ytterligare smarta lösningar för reskontrahantering. Nedan kan du läsa mera i detalj om funktionerna.

Bankintegration - automatisk hämtning av digitala kontoutdrag

För att reskontrasystemet automatiskt skall kunna hålla reda på vilka fakturor som är obetalda behöver systemet få information om kundernas betalningar. Detta görs vanligen med hjälp av bankintegration. Systemet hämtar nattetid företagets digitala kontoutdrag från banken. Systemet läser sedan automatiskt av dessa kontoutdrag och identifierar de olika transaktionerna och hänför kundernas inbetalningar till rätt kund och faktura. Betalningen skall även tas med i själva bokföringen.

Bokföring

Du kan även sköta din bokföring med yri.fi. En stor fördel med att sköta både faktureringen och bokföringen med samma system är att du kan automatisera bokföringen av försäljningen mycket långt. När du skapar en faktura kan du samtidigt ange hur den skall bokföras, vilket oftast är en enkel, men mycket viktig sak. Då kan en bokföringstransaktion skapas automatiskt enligt det bestämda kontot. OBS! Detta förutsätter att du också tar i bruk yri.fi:s funktion för redovisning!

Kundregister

När du skapar en ny faktura väljer du kund ur ditt register på hemsidan. Om det är en helt ny kund eller en som inte finns i registret kan du skapa faktura ändå, men måste i så fall fylla i kundens uppgifter, eller åtminstone namnet. I registret får du en överblick över alla dina kunder samt alla fakturor du har skickat åt dem. Det är således mycket enkelt att hitta en faktura som skickats till en specifik kund.

Momsrapportering

Den tid då du måste sitta och räkna ut månadens moms är sedan länge förbi, yri.fi räknar automatiskt ut ditt momsbelopp och skapar en rapport. Denna funktion kräver också att redovisningstjänsten är i bruk.

Försäljningsrapporter

Som företagare vill du såklart också hålla dig uppdaterad om din försäljning. Detta är inte heller något problem tack vare funktionen försäljningsrapporter som automatiskt tar fram rapporter sorterade enligt något av följande:

• kund
• bokföringskonto
• försäljare

Det går också att se för en viss tidsrymd, helt enligt dina önskemål!

Produktkatalog

Med hjälp av produktkatalogen kan du snabbare skapa fakturor, eftersom produktens namn och prisuppgifter enkelt fylls i genom att välja en produkt. Det är bara mängden som behöver fyllas i. 

Kassakvitto

Om du använder dig av kontantförsäljning kan du med hjälp av denna funktion skapa ett kassakvitto. Detta hjälper dig att hålla reda på din kontantförsäljning.

Olika mallar och språk

Beroende på vem kunden är, kan du välja fakturans utseende och språk. Det går även att spara faktureringsspråket som en inställning för respektive kund.

Arbete som skulle ta timtal att utföra på annat sätt är tack vare yri.fi:s tjänster möjligt att utföra med bara några klick. Vi vill göra det möjligt för varenda företagare att helt och hållet sköta processen med reskontra och minimera tid som spenderas på administration. Gör som flera andra nöjda företagare och ta i bruk yri.fi, så kan vi hjälpa dig också!

 

Skapa ett konto...